Groupware

I. Pengertian Goupwere

Collaborative software (juga disebut sebagai groupware) adalah perangkat lunak komputer yang dirancang untuk membantu orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama agar mencapai tujuannya. Salah satu definisi paling awal tentang "collaborative sofware" adalah definsi yang diberikan oleh Peter dan Trudy Johnson-Lenz sebagai, "proses-proses kelompok secara sengaja ditambah perangkat lunak untuk mendukungnya”.

Maksud rancangan dari collaborative software (groupware) adalah mengubah cara berbagi dokumen dan rich media untuk memungkinkan terjadinya kolaborasi tim yang lebih efektif. Kolaborasi hubungannya dengan teknologi informasi, terlihat  memiliki beberapa definisi. Beberapa definisi diantaranya dapat dipertahankan maknanya namun definisi-definisi lainnya memiliki makna yang begitu luas sehingga kehilangan maknanya yang berarti. Memahami perbedaan pada interaksi manusia diperlukan untuk memastikan bahwa teknologi yang digunakan telah tepat memenuhi kebutuhan interaksi.

Kolaborasi membutuhkan beberapa individu yang bekerjasama secara terkoordinasi, menuju satu tujuan bersama. Penyelesaian tujuan tersebut adalah tujuan utama agar menjadikan tim bekerjasama. Perangkat lunak kolaboratif membantu memfasilitasi tim yang berorientasikan tindakan bekerjasama melalui jarak geografis dengan menyediakan perkakas yang membantu komunikasi, kolaborasi dan proses penyelesaian masalah. Selain itu, perangkat lunak kolaboratif juga dapat mendukung fungsi manajeman proyek, seperti penugasan pekerjaan, mengatur tenggat waktu, dan calendar bersama. Artifak, bukti yang nyatadari proses penyelesaian masalah, dan hasil akhir dari usaha kolaboratif, membutuhkan dokumentasi dan mungkin melibatkan pengarsipan rencana proyek, tenggat waktu dan produk yang dikirimkan

Groupware adalah aplikasi yang dibuat untuk mendukung kolaborasi bersama antar sekelompok pengguna dalam suatu lingkungan tertentu (Alan Dix,  1993). Groupware mewakili software yang membantu kelompok kerja / kolega terhubung ke jaringan komunikasi untuk mengelola aktifitas mereka.  Operasi yang didukung antara lain: penjadwalan rapat dan alokasi sumber daya, email, e-news letter, distribusi file dan lain sebagainya.

II. Dimensi Groupware

Dimensi space : Dapat juga disebut dimensi geografis dan dibagi dalam co-located (empat yang sama) dan remote (tempat yang berbeda). Contoh: email

Dimensi time : Dibagi menjadi system synchronous dan Contoh synchronous adalah telepon. Contoh asynchronous adalah post-it.

III. Tingkatan Groupware

Groupware dapat dibagi menjadi tiga kategori tergantung pada tingkatan kolaborasi 

Komunikasi dapat dianggap sebagai pertukaran informasi yang tidak terstruktur. Sebuah panggilan telepon atau diskusi chat IM adalah contohnya.

Conferencing (atau tingkat kolaborasi)mengacu pada kerja interaktif menuju tujuan bersama. Brainstorming atau voting adalah contohnya.

Koordinasi mengacu pada pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama. Sebuah metafora yang baik untuk memahami ini adalah memikirkan tentang suatu tim olahraga; setiap orang harus memberikan kontribusi permainan yang tepat pada waktu yang tepat serta menyesuaikan permainan mereka dengan situasi yang berlangsung - tetapi semua orang melakukan hal berbeda - agar tim menang . Itu adalah pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama: manajemen kolaboratif.

IV. Sistem Groupware 

Groupware memiliki software yang membantu kelompok kerja/kolega terhubung ke jaringan komunikasi untuk mengelola aktifitas mereka. Operasi Pendukung antara lain penjadwalan rapat dan alokasi sumber daya, e-mail, e-newsletter, distribusi file, dan lain sebagainya. Tujuan kerja sama :

1. Kemitraan terfokus: kerja sama antara dua pemakai yang saling membutuhkan untuk menyelesaikan tugas.

2.  Kuliah atau demo. Seseorang membagikan informasi kepada banyak pemakai di tempat lain. Waktunya dijadualkan.

3.  Konferensi. Komunikasi kelompok dengan tempat dan waktu yang berbeda.

4.  Proses kerja terstruktur. Orang yang peranannya berbeda bekerja sama dalam tugas yang berhubungan

5.  Electronic commerce. Kerja sama jangka pendek untuk mencari informasi dan memesan produk, dan jangka panjang untuk perjanjian atau kontrak bisnis.

6.  Rapat dan dukungan keputusan. Rapat tatap muka menggunakan komputer dengan membuat kontribusi simultan.

7.  Teledemokrasi. Pemerintah melakukan rapat jarak jauh, menampilkan komentar dewan, mencari konsensus melalui konferensi, debat,dan pemungutan suara online.

V. Contoh Kasus 

Saat ada tugas kelompok di kampus, tiap anak memiliki kesibukannya masing-masing sehingga sulit untuk berkumpul bersama. Seperti kelompok kami saat mendapatkan tugas kelompok suatu matkul untuk membuat makalah kami berdikusi via email untuk membagi bagi tugas tiap anak. Ketika jobdesk masing-masing telah dikerjakan lalu dikirim kembali via email untuk didiskusikan ada satu anak yang menggabungkan itu semua lalu jadilah suatu makalah.

V. Kesimpulan 

Groupware adalah perangkat lunak komputer yang dirancang untuk membantu orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama agar mencapai tujuannya. Maksud rancangan dari groupware adalah mengubah cara berbagi dokumen dan media untuk memungkinkan terjadinya kolaborasi tim yang lebih efektif.Kolaborasi membutuhkan beberapa individu yang bekerjasama secara terkoordinasi, menuju satu tujuan bersama. Penyelesaian tujuan tersebut adalah tujuan utama agar menjadikan tim bekerjasama. Seperti berdiskusi via email dengan kelompok untuk dapat menyelesaikan tugas kelompok secara bersama-sama meskipun tidak dapat berkumpul dengan seluruh anggota.

VI. Referensi

https://makalahimakom.wordpress.com/groupware-perangkat-kelompok/

https://viallyhardi.wordpress.com/2010/04/23/groupware/